Ile kosztuje utrzymanie systemu ERP? Poznaj główne czynniki

Systemy ERP odgrywają istotną rolę w zarządzaniu procesami biznesowymi, jednak ich efektywne działanie wymaga stałego finansowego zaangażowania. Ile kosztuje utrzymanie systemu ERP? To pytanie nurtuje przedsiębiorstwa planujące wdrożenie lub rozbudowę takich rozwiązań. W rzeczywistości całkowite wydatki wykraczają poza początkowe koszty licencji czy wdrożenia systemu ERP, obejmując także szereg innych elementów wpływających na budżet.

Koszty licencji i ich wpływ na budżet firmy

Pierwszym i często najbardziej widocznym wydatkiem jest zakup licencji na oprogramowanie. Koszty licencji mogą znacznie różnić się w zależności od producenta oraz modelu dystrybucji — czy to licencje jednorazowe, czy subskrypcje oparte na liczbie użytkowników lub modułów. Firmy decydujące się na rozwiązania chmurowe często płacą regularnie miesięczne opłaty, które zawierają dostęp do aktualizacji i części wsparcia technicznego.

Trudno określić jednoznacznie ile kosztuje utrzymanie programu ERP tylko przez pryzmat samej licencji. Oprócz niej pojawiają się inne obciążenia finansowe związane z infrastrukturą IT oraz koniecznością dostosowania systemu do specyfiki działalności. Czasem cena za podstawową wersję bywa atrakcyjna, lecz dodatkowe funkcjonalności wymagają osobnych dopłat.

Modele cenowe a elastyczność wykorzystania

Wybór między modelem on-premise a SaaS determinuje sposób rozliczeń i skalę inwestycji początkowej. On-premise zwykle wiąże się z wysokimi nakładami startowymi – trzeba kupić sprzęt oraz oprogramowanie jednorazowo, co znacząco podnosi koszty licencji i wdrożenie systemu ERP również jest bardziej czasochłonne. Z kolei SaaS wymaga stałych abonamentów, ale pozwala lepiej kontrolować wydatki operacyjne.

Utrzymanie i wsparcie techniczne – jak kształtują się koszty?

Działający system ERP nie może funkcjonować bez odpowiedniego utrzymania i wsparcia technicznego. Firmy zwykle wykupują umowy serwisowe zapewniające dostęp do aktualizacji, poprawek bezpieczeństwa oraz konsultacji specjalistycznych. Te usługi są niezbędne dla zachowania stabilności działania aplikacji w zmieniającym się środowisku IT.

Często zdarza się tak, że koszty utrzymania rosną wraz ze wzrostem liczby użytkowników bądź zwiększeniem zakresu funkcjonalnego rozwiązania – tym samym wzrasta też intensywność potrzeb serwisowych oraz czasu pracy zespołu IT wspierającego system.

Zarządzanie incydentami i modernizacja infrastruktury

Nie można pominąć sytuacji awaryjnych ani konieczności modernizowania infrastruktury sprzętowej lub sieciowej obsługującej system ERP. Niezaplanowane przestoje generują dodatkowe straty finansowe; regularne monitorowanie stanu środowiska informatycznego pozwala minimalizować ryzyko poważniejszych problemów.

Dopasowanie standardowego pakietu do unikalnych potrzeb przedsiębiorstwa często wymaga personalizacji i integracji z innymi aplikacjami używanymi w firmie — to kolejny aspekt wpływający na finalny rachunek za utrzymanie ERP. Prace te angażują specjalistów programistów oraz analityków biznesowych przez dłuższy czas.

Szklenia użytkowników również generują nakłady — zarówno organizacja kursów wstępnych po wdrożeniu jak również cykliczne doskonalenie kompetencji personelu musi zostać uwzględnione w planie finansowym firmy korzystającej z rozwiązania klasy ERP.

Czy inwestycja zwraca się mimo tych wydatków?

Mimo sporych obciążeń budżetowych wynikających z personalizacji i integracji systemu wiele przedsiębiorstw dostrzega i osiąga realne korzyści zwiększonej efektywności pracy czy poprawy jakości danych zarządczych dzięki lepszej automatyzacji procesów wewnętrznych. Naturalnie każdy przypadek jest indywidualny – istotnym pozostaje właściwe oszacowanie wszystkich składników kosztowych przed podjęciem decyzji o implementacji takiego narzędzia. Zastanawiasz się jeszcze ile kosztuje utrzymanie systemu ERP? To właśnie wieloaspektowość tych wydatków stanowi główną trudność przy prognozie całkowitego budżetu projektu informatycznego tego typu.

Art. Partnera: Polkas ERP

Źródło grafiki: dostarczone przez Partnera (Envato)