Umowa na stworzenie oprogramowania – co warto zapisać?

Tworzenie oprogramowania na zamówienie wiąże się z dużą odpowiedzialnością i ryzykiem – zarówno po stronie klienta, jak i wykonawcy. W takich projektach kluczowe znaczenie ma obsługa prawna IT, która pozwala uniknąć wielu problemów na etapie negocjacji, realizacji i odbioru. Umowa, która reguluje współpracę w tym zakresie, musi być nie tylko kompletna, ale przede wszystkim precyzyjna. To właśnie odpowiednio skonstruowane postanowienia umowne chronią strony w sytuacjach kryzysowych – takich jak zmiana założeń przez klienta, opóźnienia, błędy w kodzie czy spory o prawa autorskie.

Poniżej przedstawiamy kluczowe obszary, które powinny zostać ujęte w każdej dobrze przygotowanej umowie na stworzenie oprogramowania – zarówno z perspektywy prawnej, jak i praktycznej.

Kluczowe elementy umowy na stworzenie oprogramowania

1. Przedmiot umowy

Dokładny opis oprogramowania – jego funkcji, technologii, wymagań technicznych – to fundament dobrej współpracy. Umowa powinna jasno definiować zakres prac, planowane etapy (analiza, projektowanie, implementacja, testy, wdrożenie), a także zawierać załączniki, takie jak: specyfikacja wymagań, harmonogram czy dokumentacja projektowa.

2. Metodyka realizacji projektu

Warto od razu wskazać, czy projekt będzie realizowany w modelu kaskadowym (Waterfall), czy zwinnym (Agile). Każda z metodyk niesie inne ryzyka – np. Agile pozwala na dużą elastyczność, ale wymaga mechanizmów kontrolnych dotyczących zmian w zakresie.

3. Model rozliczenia i płatności

Popularne formy to:

• Fixed Price – stała kwota za projekt, korzystna przy precyzyjnych założeniach.
• Time & Materials (T&M) – rozliczenie za czas pracy, elastyczne, ale mniej przewidywalne.
• T&M z CAP – model mieszany, z limitem budżetowym.

Umowa powinna też wskazywać harmonogram płatności, najlepiej powiązany z odbiorem kolejnych etapów.

4. Prawa autorskie i licencje

Kluczowy aspekt to rozstrzygnięcie, czy prawa autorskie do oprogramowania zostaną przeniesione na zamawiającego (np. wraz z kodem źródłowym), czy wykonawca udziela jedynie licencji. W obu przypadkach należy szczegółowo określić pola eksploatacji (np. modyfikacja, utrzymanie, komercjalizacja).

5. Gwarancja i odbiór oprogramowania

Umowa powinna precyzować:

• kryteria odbioru (np. testy, protokoły),
• terminy zgłaszania błędów,
• czas trwania gwarancji (np. 12 miesięcy),
• procedury naprawy oraz ewentualne kary umowne.

6. Odpowiedzialność i poufność

Zaleca się zawrzeć klauzule:

• odpowiedzialności za wady prawne i techniczne (np. naruszenia RODO, błędy w działaniu systemu),
• poufności (ochrona know-how i danych),
• zakazu przejmowania personelu (tzw. non-solicitation).

Ryzyka wynikające z nieprecyzyjnych umów

Brak szczegółowych zapisów w umowie może prowadzić do poważnych problemów:

• Spory o prawa autorskie-  brak jasności w tym zakresie może skutkować roszczeniami twórców, koniecznością wycofania produktu z rynku, a nawet całkowitym uzależnieniem od jednego wykonawcy.
• Niepewność co do jakości i funkcjonalności– nieprecyzyjny opis przedmiotu umowy prowadzi do sporów o to, czy oprogramowanie zostało wykonane prawidłowo, a wykonawca unika odpowiedzialności za braki.
• Trudności w rozwoju i modyfikacji systemu -jeśli klient nie otrzyma kodu źródłowego lub dokumentacji, każda zmiana będzie wymagać udziału pierwotnego wykonawcy – co ogranicza elastyczność i zwiększa koszty.
• Odpowiedzialność za błędy i naruszenia RODO -brak zapisów dotyczących ochrony danych osobowych może skutkować karami administracyjnymi i cywilnymi. Podobnie brak gwarancji i odpowiedzialności za błędy może oznaczać, że klient pozostaje bez realnej ochrony.

Praktyczne błędy popełniane przy zawieraniu umów

Do najczęstszych błędów należą:

• brak specyfikacji funkcjonalnej i harmonogramu,
• nieuregulowane kwestie własności intelektualnej,
• brak procedur odbioru i testów,
• brak mechanizmów zmian,
• nieujęcie klauzul dotyczących danych osobowych i odpowiedzialności.

Podsumowanie

Dobrze skonstruowana umowa na stworzenie oprogramowania to ważny element zabezpieczenia interesów obu stron. Przejrzystość zapisów, dopasowanie do modelu współpracy oraz szczegółowe ujęcie kwestii prawnych, technicznych i biznesowych minimalizują ryzyko sporów i pozwalają na sprawną realizację projektu.

Jeśli planujesz stworzyć nową aplikację, platformę e-commerce lub system wewnętrzny – warto zadbać nie tylko o kod, ale i o obsługę prawną IT, która zabezpieczy Twój biznes na każdym etapie współpracy. Więcej informacji znajdziesz i pomoc prawników znajdziesz na stronie kgmlegalit.pl.

Art. partnera: kgmlegalit.pl

Źródło grafiki: Pexels

Od redakcji: Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja dotycząca tworzenia oprogramowania na zamówienie jest unikalna i wymaga indywidualnej analizy prawnej. Przed podjęciem decyzji biznesowych lub zawarciem umowy zaleca się skonsultowanie z wykwalifikowanym prawnikiem specjalizującym się w prawie IT.