Zarządzanie kryzysowe w firmie – jak pomaga w tym ISO 22301?

Zakłócenia działalności mogą pojawić się w każdej organizacji – niezależnie od jej wielkości czy branży. Awarie systemów IT, incydenty cyberbezpieczeństwa czy przerwy w łańcuchach dostaw mogą w krótkim czasie prowadzić do poważnych problemów operacyjnych, dlatego coraz większe znaczenie ma wcześniejsze przygotowanie firmy na takie sytuacje. Zarządzanie kryzysowe staje się dziś elementem systemowego podejścia do zarządzania ryzykiem, a norma ISO 22301 wspiera organizacje w budowaniu systemu zarządzania ciągłością działania oraz przygotowaniu na potencjalne zakłócenia.

Czym jest zarządzanie kryzysowe w organizacji?

Zarządzanie kryzysowe w organizacji to proces przygotowania firmy na zdarzenia, które mogą zakłócić jej funkcjonowanie i wpłynąć na realizację procesów biznesowych. Obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń, określenie sposobu reagowania na sytuacje nadzwyczajne oraz działania pozwalające przywrócić działalność do wymaganego poziomu.

Jakie sytuacje kryzysowe mogą wystąpić w działalności organizacji?

• Incydent to zdarzenie, które można usunąć w ramach standardowych procedur operacyjnych. 
• Zakłócenie wpływa na przebieg procesów operacyjnych i może utrudniać realizację usług, jednak nadal pozostaje pod kontrolą bieżącego zarządzania. 
• Kryzys pojawia się wtedy, gdy zdarzenie dotyczy procesów o znaczeniu strategicznym i wymaga uruchomienia specjalnych procedur oraz skoordynowanych działań na poziomie całej organizacji.

Sytuacje kryzysowe w działalności przedsiębiorstw mogą wynikać z różnych zdarzeń, które wpływają na stabilność operacyjną firmy. Do najczęstszych należą:

• awarie systemów informatycznych
• incydenty cyberbezpieczeństwa,
• niedostępność infrastruktury lub zasobów,
• przerwy w dostawach lub logistyce,
• zdarzenia losowe lub błędy organizacyjne.

Dlatego skuteczne zarządzanie kryzysowe wymaga jasnych procedur, określonego podziału odpowiedzialności oraz odpowiedniego przygotowania organizacji na różne scenariusze zakłóceń.

Dlaczego organizacje potrzebują systemowego podejścia do zarządzania kryzysowego?

Współczesne środowisko biznesowe jest coraz bardziej złożone i zależne od powiązanych procesów. Zakłócenie jednego z nich może wpływać na funkcjonowanie całej organizacji, zwłaszcza że firmy są silnie uzależnione od systemów IT i infrastruktury cyfrowej. Niedostępność systemów, problemy z danymi lub incydenty cyberbezpieczeństwa mogą w krótkim czasie prowadzić do poważnych problemów operacyjnych.

Brak przygotowania organizacji na sytuacje kryzysowe może prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji, takich jak:

• wydłużony czas przestoju,
• chaos decyzyjny w sytuacji kryzysowej,
• straty finansowe wynikające z przerwania działalności,
• utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych,
• problemy w realizacji zobowiązań kontraktowych.

Dlatego zarządzanie kryzysowe nie powinno opierać się wyłącznie na doraźnych działaniach podejmowanych w momencie wystąpienia problemu. W nowoczesnych organizacjach stanowi ono element systemowego zarządzania ryzykiem i ciągłością działania, będąc integralną częścią zarządzania organizacją, a nie reakcją ad hoc.

Jak ISO 22301 wspiera zarządzanie kryzysowe w firmie?

ISO 22301 wprowadza uporządkowane ramy zarządzania ciągłością działania, które pomagają organizacji przygotować się na sytuacje kryzysowe oraz skutecznie reagować na zakłócenia. Norma koncentruje się na identyfikacji ryzyk, planowaniu działań oraz budowaniu mechanizmów pozwalających utrzymać kluczowe procesy nawet w trudnych warunkach.

System zarządzania ciągłością działania obejmuje między innymi:

• identyfikację potencjalnych zagrożeń,
• analizę ryzyka operacyjnego,
• analizę wpływu na biznes (BIA),
• opracowanie planów ciągłości działania,
• przygotowanie procedur reagowania na incydenty,
• regularne testowanie scenariuszy kryzysowych.

Dzięki takiemu podejściu organizacja nie ogranicza się do reagowania na problemy w momencie ich wystąpienia, lecz przygotowuje się na różne scenariusze zakłóceń. W efekcie przechodzi od reaktywnego działania do zaplanowanego zarządzania kryzysem.

Jakie elementy systemu ISO 22301 są istotne w sytuacji kryzysowej?

Skuteczność zarządzania kryzysowego zależy od właściwego przygotowania organizacji na sytuacje zakłócające działalność. ISO 22301 określa elementy systemu zarządzania ciągłością działania, które pozwalają uporządkować proces reagowania na kryzys oraz ograniczyć jego wpływ na funkcjonowanie firmy.

Analiza wpływu na biznes (BIA)

Jednym z najważniejszych narzędzi w systemie jest analiza wpływu na biznes. Pozwala ona określić, które procesy mają główne znaczenie dla działalności organizacji oraz jakie konsekwencje może mieć ich przerwanie. 

W ramach tej analizy organizacja identyfikuje procesy krytyczne, określa maksymalny dopuszczalny czas ich niedostępności oraz ustala priorytety odtworzeniowe.

Plany ciągłości działania

Na podstawie przeprowadzonych analiz opracowywane są plany ciągłości działania, które określają sposób postępowania w przypadku zakłóceń. 

Dokumenty te obejmują scenariusze reagowania na różne sytuacje kryzysowe, alternatywne sposoby realizacji procesów i procedury przywracania działalności.

Jasny podział odpowiedzialności

Istotnym elementem systemu jest również określenie ról i odpowiedzialności w sytuacji kryzysowej. Dzięki temu organizacja może szybko uruchomić odpowiednie działania i uniknąć chaosu decyzyjnego. 

Obejmuje to między innymi określenie ról w sytuacji kryzysowej, zdefiniowanie struktury decyzyjnej, a także ustalenie zasad komunikacji w organizacji.

Jak ISO 22301 pomaga ograniczyć skutki kryzysów w działalności firmy?

Wdrożenie systemu zarządzania ciągłością działania zgodnego z ISO 22301 pozwala organizacji lepiej przygotować się na sytuacje zakłócające działalność oraz ograniczyć ich wpływ na funkcjonowanie firmy.

W praktyce system ten pozwala między innymi na:

• szybsze reagowanie na zakłócenia,
• uporządkowany proces podejmowania decyzji,
• ograniczenie czasu przestoju,
• lepszą komunikację w sytuacji kryzysowej,
• utrzymanie realizacji usług na wymaganym poziomie,
• większe bezpieczeństwo współpracy z partnerami biznesowymi.

System zarządzania ciągłością działania nie eliminuje wszystkich zagrożeń, jednak pozwala organizacji znacząco ograniczyć ich wpływ na działalność i szybciej przywrócić funkcjonowanie kluczowych procesów.

Dlaczego zarządzanie kryzysowe staje się elementem strategii organizacji?

Zarządzanie kryzysowe coraz częściej staje się częścią strategicznego zarządzania organizacją. Wynika to z rosnących wymagań partnerów biznesowych, presji regulacyjnej w wielu branżach oraz znaczenia stabilności operacyjnej dla reputacji firmy.

Organizacje muszą wykazywać zdolność do utrzymania ciągłości działania nawet w sytuacjach zakłócających działalność. Dlatego budowanie odporności organizacyjnej wymaga zaangażowania najwyższego kierownictwa i systemowego podejścia do zarządzania ryzykiem.

W efekcie zarządzanie kryzysowe przestaje być funkcją operacyjną, a staje się elementem strategicznego zarządzania organizacją.

Art. Sponsorowany

Źródło grafiki: Unsplash